Wat betekent digitalisering bij de douane voor u?
Ik denk dat het een enorme stap vooruit is. Nu de technologie in alle andere sectoren vooruitgang boekt, kun je niet meer met de hand aangiften zitten doen.
In zo'n nauwkeurige sector als de onze, is het automatisch verkrijgen van de aantallen, beschrijvingen en andere informatie uit documenten en het vervolgens invoeren in ons systeem de weg die we moeten bewandelen. Wat vroeger misschien twee uur duurde, kan nu in vijf of tien minuten worden gedaan én ook nog eens met minder kans op fouten. De voordelen zijn dus duidelijk.
Dit wil niet zeggen dat we digitalisering nodig hebben om het aantal personeelsleden te verminderen. Verre van dat. Onze mensen beschikken over waardevolle vaardigheden en kennis en ons streven naar digitalisering betekent gewoon dat wij willen dat zij meer capaciteit hebben om andere dingen te doen en dat wij profiteren van het feit dat een computer het grootste deel van de handmatige of dubbele invoer doet, waar het risico op fouten het grootst is.
Wat zijn volgens u de voordelen van het afschaffen van de papieren douane?
Behalve dat je de bomen niet doodt, is het gewoon eenvoudiger voor iedereen:
- De gegevens staan in de cloud, in plaats van op een stuk papier dat overal kan zijn.
- Het kost geen tijd om alles af te drukken of een bestand te vinden.
- Het is niet nodig om al dat papier zes jaar lang op te slaan, waardoor kantoorruimte of opslagruimten verstopt raken.
Wat is het risico van digitalisering bij de douane?
Er bestaat een risico dat gegevens worden gecompromitteerd, dus je cyber security moet op orde zijn. Dat risico komt ook van eventuele partners of tussenpersonen als de gegevens worden gedeeld. U kunt uw eigen systemen beschermen, maar die van anderen valt niet onder uw eigen beveiliging.
U werkt in het hoofdkantoor van Customs Support UK in Felixstowe. Zijn ze altijd al digitaal onderlegd geweest?
Ik zou zeggen van wel. Ik ben bij het team hier sinds we UKCS waren en - zelfs voordat we de douanefuncties begonnen te testen - hebben we altijd gewerkt met macro's en codering om te proberen bepaalde taken te automatiseren.
Compliance is voor ons in Felixstowe altijd essentieel geweest en we hebben al vroeg ingezien dat handmatige invoer zowel een direct als een samengesteld risico vormt. Een declarant kan een fout maken bij het invoeren en dat risico neemt toe als hij te veel te doen heeft in te weinig tijd. Automatisering vermindert het risico op beide gebieden.
Sinds we lid zijn van de Customs Support Group kunnen we ook sneller werken. De hulpmiddelen waartoe we toegang hebben en de samenwerking met andere douane-IT specialisten in heel Europa helpen ons beslist om meer te doen in een korter tijdsbestek.
U maakte deel uit van het rebrandingproces van veel van de Britse overnames en hielp hen bij het verbeteren van hun integraties. Kunt u ons iets vertellen over dat proces?
Eerst voeren we een audit uit om te zien hoe overgenomen bedrijven de digitalisering integreren, maken we een actieplan en geven we ze toegang tot alle hulpmiddelen en systemen die ze nodig hebben.
Sommige bedrijven zijn begonnen met de digitalisering van de douane; andere werken nog volledig op papier. Het is duidelijk dat hoe minder een bedrijf doet, hoe meer er sprake zal zijn van een educatief aspect en het mogelijk overwinnen van enige weerstand.
Wij controleren dan regelmatig of de teams vooruitgang boeken, verzamelen hun feedback en werken met hen samen om ervoor te zorgen dat het zo soepel mogelijk verloopt.
Omdat de douane zo veranderlijk is, is niet elke conversie zo eenvoudig. We hadden vorig jaar te maken met de overgang naar CDS, dus dat zorgde voor veel werk voor de kantoren die naar onze systemen migreerden.
Wat zijn de voordelen van het verenigen van meerdere kantoren onder dezelfde systemen?
Elk land in de Customs Support Group onderhoudt zijn eigen soort systemen, omdat ze uiteindelijk hun eigen lokale nuances hebben. Maar binnen het VK is het logisch dat we allemaal met één software werken. We migreren iedereen naar één systeem en dan is er één set procedures voor ons allemaal.
Het is ook logisch vanuit het perspectief van de werknemer. Als zij met een ander kantoor werken, of willen verhuizen, dan kennen zij het systeem al. Ook als onze collega's in Europa hun Britse taken aan een ander team toevertrouwen, zullen zij dat op dezelfde manier doen.
Wat moeten uw klanten volgens u doen om zich zo goed mogelijk voor te bereiden op een toekomst met digitale douane?
Zij moeten zeker met hun leveranciers spreken over gescande documenten. Zelfs bij het invullen van douaneaangiften op papier bestaat bij gescande documenten het risico dat het originele document verkeerd wordt weergegeven.
Stel je een factuur voor die is gescand van de leverancier naar de koper en vervolgens van de koper naar ons. De kwaliteit kan een puinhoop zijn tegen de tijd dat wij hem zien, vooral als hij in zwart-wit komt terwijl hij in kleur was. Dit is wanneer drieën op achten beginnen te lijken of randen van nummers beginnen te verdwijnen. Het kost tijd om het uit te zoeken.
Het verzenden van digitale bestanden neemt dit risico weg, omdat de kwaliteit ervan in de hele supply chain behouden blijft.
Hoe bent u in de IT terechtgekomen als u eerst bij de douane zat?
Ik ben altijd geïnteresseerd geweest in IT, spelen met computeronderdelen, programmeren of gamen. Ik begon bij de douane en ging geleidelijk over naar IT naarmate er dingen kwamen die ik kon doen, en uiteindelijk werd ik IT-manager voor UKCS en nu leid ik de IT voor Customs Support in het VK.
Wat is een voorbeeld van een dom IT probleem waar u mee te maken krijgt?
Hoe cliché het ook klinkt, het is het "Heb je geprobeerd het uit en aan te zetten?" scenario. Ik moet dit altijd dubbel controleren, want dan vraag ik het, zeggen ze "Ja, dat heb ik", en dan ga ik erheen en probeer het. Verrassing: het werkt! Het is niet voor niets het eerste aanknopingspunt, dus doe het gewoon voordat je IT belt.
Ontdek hoe u kunt profiteren van digitalisering bij de douane
Of u nu hulp nodig hebt bij de voorbereiding op de digitalisering bij de douane of diensten nodig hebt op het gebied van in- en uitklaring, Customs Support is er om u te helpen. Neem contact met ons op voor meer informatie.