Que signifie pour vous la numérisation des douanes ?
Je pense qu'il s'agit d'un pas de géant. Alors que la technologie progresse dans tous les autres secteurs, nous [l'industrie douanière] ne pouvons plus nous contenter de faire des déclarations à la main.
Dans un secteur aussi sensible à la précision que le nôtre, les numéros, les descriptions et les autres informations obtenues automatiquement à partir des documents, puis introduites dans notre système, sont la voie à suivre. Ce qui prenait deux heures peut désormais être fait en cinq ou dix minutes, avec un risque d'erreur réduit, ce qui présente des avantages évidents.
Il ne s'agit pas de dire que nous avons besoin de la numérisation pour réduire le nombre d'employés, loin de là. Notre personnel possède des compétences et des connaissances précieuses et nos efforts en faveur de la numérisation signifient simplement que nous voulons qu'il ait une plus grande capacité à faire d'autres choses et que nous puissions bénéficier du fait qu'un ordinateur se charge de la plupart des saisies manuelles ou en double où le risque d'erreur est le plus élevé.
Quels sont, selon vous, les avantages de l'abandon des douanes sur papier ?
Outre le fait de ne pas tuer les arbres, c'est tout simplement plus simple pour tout le monde :
- Les données se trouvent dans le cloud, au lieu d'être sur un morceau de papier qui pourrait se trouver n'importe où.
- Il n'y a pas de perte de temps pour tout imprimer ou trouver un fichier.
- Il n'est pas nécessaire de stocker tout ce papier pendant six ans, ce qui encombre les bureaux ou les salles de stockage, et cela réduit naturellement le risque d'incendie.
Quels sont les risques liés à la numérisation des douanes ?
Il existe un risque de compromission des données, et votre cybersécurité doit donc être en place. Ce risque provient également de tout partenaire ou intermédiaire si les données sont partagées. Vous pouvez protéger vos propres systèmes, mais ceux des autres ne relèvent pas de votre propre sécurité.
Vous êtes basé au siège de Customs Support UK à Felixstowe. L'entreprise a-t-elle toujours été à l'affût des technologies numériques ?
Je dirais que oui. Je fais partie de l'équipe depuis que nous sommes UKCS et, même avant de commencer à tester les fonctions douanières, nous avons toujours travaillé avec des macros et du codage pour essayer d'automatiser certaines tâches.
La conformité a toujours été essentielle pour nous à Felixstowe, et nous avons reconnu très tôt que la saisie manuelle constituait à la fois un risque immédiat et un risque aggravé. Un déclarant peut faire une erreur lors de la saisie et ce risque augmente lorsqu'il a trop de choses à faire en trop peu de temps. L'automatisation réduit les risques dans ces deux domaines.
Depuis que nous avons rejoint le Customs Support Group, nous avons également accéléré nos activités. Les outils auxquels nous avons accès et la collaboration avec d'autres spécialistes de l'informatique douanière dans toute l'Europe nous aident vraiment à faire plus en moins de temps.
Vous avez participé au processus de changement de marque de nombreuses acquisitions britanniques, en les aidant à améliorer leurs intégrations. Pouvez-vous nous en dire un peu plus sur ce processus ?
Tout d'abord, nous réalisons un audit pour voir comment elles intègrent la numérisation, nous créons un plan d'action et nous leur donnons accès à tous les outils et systèmes dont elles ont besoin.
Certaines entreprises ont commencé à adopter la digitalisation dans les mœurs, d'autres travaillent encore entièrement sur papier. Évidemment, moins une entreprise en fait, plus l'aspect pédagogique sera important et plus il sera possible de vaincre certaines résistances.
Nous vérifions ensuite régulièrement avec les équipes pour nous assurer qu'elles progressent, nous recueillons leurs commentaires et nous travaillons avec elles pour faire en sorte que tout se passe le mieux possible.
Le paysage douanier étant en constante évolution, toutes les conversions ne sont pas aussi simples. L'année dernière, nous avons dû faire face au passage au CDS, ce qui a donné beaucoup de travail aux bureaux qui ont migré vers nos systèmes, et les acquisitions intègrent également leurs services sur le continent, de sorte que leur charge de travail évolue en même temps.
Quels sont les avantages d'unir plusieurs bureaux sous les mêmes systèmes ?
Chaque pays du Customs Support Group gère son propre type de système, parce qu'il a ses propres nuances locales en fin de compte. Mais au Royaume-Uni, il est logique que nous travaillions tous sous un même logiciel. Nous faisons migrer tout le monde vers un seul système et nous disposons alors d'un seul ensemble de procédures pour tous.
C'est également logique du point de vue des employés. S'ils travaillent dans un autre bureau ou s'ils veulent déménager, ils connaissent déjà le système. De même, si nos collègues européens voient leurs tâches britanniques assignées à une équipe différente, ils les traiteront de la même manière.
Selon vous, que devraient faire vos clients pour se préparer au mieux à un avenir douanier numérique ?
Ils devraient certainement parler à leurs fournisseurs des documents numérisés. Même lorsqu'ils remplissent des déclarations en douane sur papier, les documents numérisés présentent un risque de déformation du document original.
Imaginez une facture qui a été scannée du fournisseur à l'acheteur, puis de l'acheteur à nous. La qualité peut être désastreuse au moment où nous la voyons, surtout si elle arrive en noir et blanc alors qu'elle était en couleur. C'est alors que les trois commencent à ressembler à des huit ou que les bords des chiffres commencent à disparaître. On perd du temps à essayer de comprendre.
L'envoi de fichiers numériques élimine ce risque, car ils conservent leur qualité tout au long de la chaîne d'approvisionnement.
Comment êtes-vous arrivé à l'informatique alors que vous étiez d'abord dans les douanes ?
J'ai toujours été intéressé par les technologies de l'information, que ce soit en jouant avec des pièces d'ordinateur, en programmant ou en jouant. J'ai commencé par les douanes et j'ai progressivement évolué vers l'informatique au fur et à mesure que des tâches se présentaient à moi. J'ai fini par devenir le responsable informatique de l'UKCS et je dirige aujourd'hui l'informatique de Customs Support au Royaume-Uni.
Quel est l'exemple d'un problème informatique bête auquel vous devez faire face ?
Aussi cliché que cela puisse paraître, c'est le scénario "Avez-vous essayé de l'éteindre et de le rallumer ? Je dois toujours revérifier cela parce que je demande, on me répond "Oui, je l'ai fait", puis je me rends sur place et j'essaie. Surprise, surprise, ça marche ! Ce n'est pas pour rien que c'est le premier port d'appel, alors faites-le avant d'appeler le service informatique.
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