Qui êtes-vous ?
Je m'appelle Maarten Clarysse, j'ai 30 ans et je suis gestionnaire des réclamations et de la conformité pour Customs Support en Belgique. Je travaille ici depuis environ deux ans.
Que fait un gestionnaire des réclamations et de la conformité ?
En ce qui concerne les réclamations, nous travaillons avec les clients pour résoudre les problèmes lorsqu'ils se présentent. Il s'agit de réduire au maximum les pénalités et de montrer aux autorités qu'il existe un plan d'amélioration.
En ce qui concerne la conformité, nous travaillons avec les clients et leurs/nos équipes opérationnelles pour nous assurer qu'ils sont en conformité avec la législation et prêts à faire face aux changements. Par exemple, ceux concernant CBAM, IDMS, AES et les sanctions russes, leurs obligations en tant qu'OEA et la demande d'une procédure spéciale. Il s'agit de prévenir, d'évaluer et de résoudre les risques.
Nous sommes également impliqués dans la gestion de nos licences douanières pour la Belgique, dans l'évaluation de nos propres procédures douanières et documents de travail opérationnels, et dans la rédaction de documents de responsabilité ou d'accords de niveau de service avec les clients. Nous assistons également notre département de conseil en douane pour les demandes de certification OEA, les demandes de licences douanières ou les conseils généraux, le cas échéant.
La meilleure façon d'envisager mon rôle est de dire que j'assure à la fois la prévention et le traitement des infractions douanières.
À quoi ressemble votre journée de travail typique ?
Je travaille avec une équipe de trois personnes et il est important de hiérarchiser nos tâches. La première chose que je fais est de vérifier les mises à jour de nos dossiers et de voir si nous avons de nouvelles lettres de clients qui nécessitent une attention urgente.
Ensuite, nous assurons le suivi de nos dossiers, nous sommes en contact avec les clients et nous veillons à rester en contact étroit avec les parties prenantes pour les réclamations et les plans d'action liés à la conformité.
Vous travaillez au sein de Customs Support depuis deux ans. À quoi ressemblait votre carrière auparavant ?
J'ai travaillé pendant quatre ans dans une entreprise située dans un terminal belge qui disposait d'un agent en douane. Avant cela, j'ai travaillé pour une société immobilière en tant que conseiller juridique en matière de location, de vente et d'assurance de biens immobiliers.
Avant d'exercer ces fonctions, j'ai étudié le droit à l'université de Bruxelles.
Qu'est-ce qui vous plaît dans le fait de travailler dans le domaine de la conformité douanière par rapport à d'autres secteurs de la législation ?
Dans cette fonction, on peut avoir un impact sur une entreprise, et ce de manière positive. Lorsque nous mettons une entreprise en conformité avec la législation, nous ne la protégeons pas seulement de la non-conformité - nous l'aidons également à tirer le meilleur parti de sa fonction douanière.
Même en ce qui concerne les réclamations, nous aidons les entreprises à réduire les coûts autant que possible, ce qui peut faire une réelle différence. Et ce n'est pas comme si nous gouvernions depuis une tour d'ivoire et que nous disions "Faites ceci, ne faites pas cela" - nous travaillons avec nos clients et j'aime les résultats que nous obtenons et ce que cela signifie pour eux.
Quelles sont les réclamations les plus courantes que vous gérez ? Comment se fait-il qu'elles aboutissent plutôt que d'être prises en flagrant délit de non-conformité ?
Lorsque nous recevons des réclamations, il s'agit le plus souvent de documents douaniers incorrects, comme des erreurs sur les documents concernant la valeur, les codes de marchandises ou les certificats.
Parfois, il s'agit du dédouanement inopportun d'un document douanier ; d'autres fois, il s'agit d'un problème sur le manifeste. Certains problèmes ne peuvent pas toujours être découverts lorsque nos équipes opérationnelles rédigent les déclarations, mais nous devons néanmoins les résoudre.
Quels sont les sujets brûlants en matière de conformité en ce moment ?
Le conflit avec l'Ukraine et les sanctions sont une question constante en ce moment, car certains biens ne peuvent pas être importés - comme ceux liés aux nouvelles sanctions sur le fer et l'acier russes. C'est un sujet sur lequel il est facile de fournir des conseils et de prévenir la non-conformité.
Un autre sujet dont nous discutons avec nos clients est le mécanisme d'ajustement aux frontières pour le carbone, qui en est actuellement au stade de l'établissement des rapports. Nous aidons nos clients à comprendre leurs obligations et nous les tenons informés des changements au fur et à mesure que nous participons à des réunions et à des séminaires sur les mises à jour.
Comment améliorons-nous la conformité ?
En Belgique, nous sommes fortement numérisés par rapport à d'autres régions de l'UE, ce qui signifie que nous cherchons à automatiser autant que possible.
Les erreurs dans les déclarations d'importation peuvent entraîner des erreurs de calcul des taxes. L'une des premières choses que nous faisons est donc de réduire les saisies manuelles et d'automatiser ces saisies tout au long de la chaîne d'approvisionnement. Nous encourageons activement les opérateurs à travailler avec leurs fournisseurs sur des documents numériques et des fichiers XML afin que nous puissions recevoir des données correctes.
Ce n'est pas toujours possible, il faut donc procéder à des saisies manuelles, mais même un peu d'automatisation réduit considérablement le risque d'erreur. Il est également important de réduire l'utilisation du papier du point de vue des risques et de la durabilité.
Le développement durable est un sujet d'actualité dans toute l'Union européenne. Comment y contribuons-nous ?
L'année dernière, nous avons commencé à examiner la question du développement durable dans l'ensemble du groupe, et nous avons créé un rapport de référence sur le développement durable au premier trimestre de cette année. Nos procédures sont désormais en place, et nous prévoyons un rapport plus complet à la fin de l'année, lorsque nous disposerons de meilleures données.
Il est évident que nous sommes un partenaire douanier qui privilégie le numérique, de sorte que notre consommation de papier diminue au fur et à mesure que nous améliorons notre numérisation. Nous avons également introduit des voitures électriques dans certaines zones afin de réduire notre empreinte carbone.
En Belgique, nous avons récemment reçu le logo "GOLD" des Objectifs du Millénaire pour le développement durable. Cela signifie que nous avons réalisé plus de 10 projets durables non liés. Ce statut dure deux ans, et je suis sûr que nous chercherons à le conserver au fur et à mesure de notre développement.
Qu'est-ce qui vous plaît dans le fait de faire partie d'un réseau européen d'experts en douane ?
Il est bon de voir comment les gouvernements, les pays et les collègues réagissent à la nouvelle législation. Nous organisons une réunion mensuelle entre tous les responsables de la conformité et d'autres collègues à travers l'Europe. Elle nous permet de mieux comprendre comment nous pouvons aborder la même chose de différentes manières et constitue également un comité efficace pour le brainstorming.
Par exemple, nous avons pu discuter de la préparation au CBAM avec nos collègues de toute l'UE et comparer nos notes sur ce qui fonctionne, sur les problèmes que nous rencontrons et sur la manière de procéder. C'est inestimable.
Quelle est la modification de procédure que vous avez apportée en interne à la suite d'un problème commun rencontré par vos clients ?
Nous avons renforcé nos contrôles et nos processus de conformité lors de l'intégration des personnes souhaitant bénéficier d'une représentation fiscale douanière en Belgique. Afin d'éviter les réclamations fiscales, nous travaillons en étroite collaboration avec nos clients pour obtenir la documentation et les preuves nécessaires au cas où les autorités de la TVA l'exigeraient.
Dans le même ordre d'idées, notre processus d'intégration est en train d'être revu et rendu plus clair pour nos clients. Nous essayons d'obtenir un résultat gagnant-gagnant à cet égard : de meilleures clauses de conformité mais aussi une plus grande clarté sur ce que le client peut attendre de nos services.
Aujourd'hui, nous travaillons avec nos clients pour nous assurer qu'ils ont une bonne connaissance de leurs obligations, de la manière dont leurs documents doivent être présentés après le dédouanement, et d'autres particularités qui peuvent donner lieu à une réclamation.
Qu'aimez-vous faire lorsque vous n'êtes pas au travail, et comment pensez-vous que cela influe sur vos compétences professionnelles ?
Je joue au football et je fais du vélo. C'est amusant, cela me permet de rester actif et de réduire mon stress, ce qui m'aide à être plus détendu et concentré au travail.
Quelle est la chose la plus importante qu'un client devrait rechercher chez un partenaire douanier ?
Des informations précises et une bonne communication lorsque nous n'avons pas encore la réponse. Nous sommes des prestataires de services et nous sommes là pour travailler avec nos clients. Ils doivent donc avoir confiance dans le fait que nous avons la réponse ou que nous la trouverons - nous ne pouvons pas les laisser dans l'incertitude ou dans le noir.
Vous travaillez avec un réseau européen. Si vous deviez visiter un bureau de Custom Support, quel pays aimeriez-vous visiter en premier et pourquoi ?
J'ai entendu dire que l'Italie avait de très beaux bureaux, alors j'aimerais aller les voir. Je prendrais peut-être le vélo.
