Wie bent u?
Mijn naam is Maarten Clarysse, ik ben 30 jaar oud en ik ben claims and compliance manager voor Customs Support in België. Ik werk hier nu ongeveer twee jaar.
Wat doet een claims en compliance manager?
Voor claims werken we samen met klanten om problemen op te lossen wanneer deze zich voordoen. Dit betekent boetes zo laag mogelijk houden en de autoriteiten laten zien dat er een plan voor verbetering is.
Op het gebied van compliance werken we samen met klanten en hun/onze operationele teams om ervoor te zorgen dat ze voldoen aan de wetgeving en klaar zijn voor veranderingen. Bijvoorbeeld met betrekking tot CBAM, IDMS, AES en Russische sancties, hun AEO-verplichtingen en het aanvragen van een speciale procedure. Het gaat om het voorkomen, beoordelen en oplossen van risico's.
We zijn ook betrokken bij het beheer van onze douanevergunningen voor België, het evalueren van onze eigen douaneprocedures en operationele werkdocumenten en het opstellen van aansprakelijkheidsdocumenten of service level agreements met klanten. We helpen onze consultancyafdeling ook met aanvragen voor AEO-certificering, aanvragen voor douanevergunningen of algemeen advies indien nodig.
De beste manier om over mijn rol te denken is dat ik zorg voor zowel preventie als behandeling van douaneovertredingen.
Hoe ziet een typische werkdag eruit?
Ik werk met een team van drie mensen en het is belangrijk om prioriteiten te stellen voor onze taken. Het eerste wat ik doe is de updates van onze dossiers controleren en kijken of we nieuwe brieven van klanten hebben die dringend aandacht nodig hebben.
Daarna volgen we onze dossiers op, onderhouden we contact met klanten en zorgen we ervoor dat we nauw contact hebben met belanghebbenden voor claims en compliance-gerelateerde actieplannen.
Je werkt nu twee jaar bij Customs Support. Hoe zag je carrière er daarvoor uit?
Ik heb vier jaar bij een bedrijf in een Belgische terminal gewerkt dat een douaneagent had en daarvoor werkte ik voor een vastgoedbedrijf als juridisch adviseur bij het verhuren, verkopen en verzekeren van onroerend goed.
Voordat ik in deze functies aan de slag ging, heb ik rechten gestudeerd aan de Universiteit van Brussel, dus ik heb altijd al een juridische kant gehad.
Wat vind je zo leuk aan het werken met douane compliance in tegenstelling tot andere onderdelen van het recht?
In deze functie kun je een impact hebben op een bedrijf, en dat is op een positieve manier. Als we een bedrijf in lijn brengen met de wetgeving, beschermen we ze niet alleen tegen niet-naleving - we helpen ze ook om het meeste uit hun douanefunctie te halen.
Zelfs aan de claimzijde helpen we bedrijven om de kosten zoveel mogelijk te beperken, wat echt een verschil kan maken. En het is niet zo dat we vanuit een ivoren toren regeren en zeggen "Doe dit; doe dat niet" - we werken samen met onze klanten en ik houd van de resultaten die we behalen en wat het voor hen betekent.
Wat zijn de meest voorkomende claims die u beheert? Hoe komen ze tot stand in plaats van dat ze worden betrapt op naleving?
Wanneer we claims ontvangen, gaat het meestal om onjuiste douanedocumenten, zoals fouten op de documenten met betrekking tot de waarde, goederencodes of op certificaten.
Soms gaat het om het niet op tijd inklaren van een douanedocument, soms om een probleem op het manifest. Sommige problemen kunnen niet altijd worden ontdekt wanneer onze operationele teams de aangiften opstellen, maar we moeten ze desondanks oplossen.
Wat zijn enkele actuele compliance-onderwerpen op dit moment?
Het conflict met Oekraïne en de sancties zijn op dit moment een constante vraag, omdat er goederen zijn die je niet kunt importeren - zoals de goederen die verband houden met de nieuwe sancties tegen Russisch ijzer en staal. Dit is iets waarover we gemakkelijk richtlijnen kunnen geven en niet-naleving kunnen voorkomen.
Een ander onderwerp dat we met klanten bespreken is het Carbon Border Adjustment Mechanism, dat zich momenteel in de rapportagefase bevindt. We helpen onze klanten om hun verplichtingen te begrijpen en houden ze op de hoogte van veranderingen naarmate we meer bijeenkomsten en seminars over de updates bijwonen.
Hoe verbeteren we de naleving?
In België zijn we sterk gedigitaliseerd in vergelijking met andere gebieden in de EU, wat betekent dat we zoveel mogelijk proberen te automatiseren.
Fouten in de invoeraangifte kunnen leiden tot een verkeerde berekening van de belastingen, dus een van de eerste dingen die we doen is het verminderen van handmatige invoer en het automatiseren van deze invoer in uw toeleveringsketen. We moedigen handelaren actief aan om samen met hun leveranciers te werken aan digitale documenten en XML-bestanden, zodat we schone gegevens kunnen ontvangen.
Dat is niet altijd mogelijk, dus er is enige handmatige invoer nodig, maar zelfs een beetje automatisering vermindert de kans op fouten aanzienlijk. Het is ook belangrijk om het papierverbruik terug te dringen vanuit het oogpunt van gevaar en duurzaamheid.
Duurzaamheid is een belangrijk onderwerp in de hele EU. Hoe helpen wij?
Vorig jaar zijn we begonnen met het bekijken van onze duurzaamheid binnen de hele groep - en in het eerste kwartaal van dit jaar hebben we een basisrapport voor duurzaamheid opgesteld. Onze procedures zijn nu in werking en we willen een uitgebreider verslag aan het eind van dit jaar, wanneer we betere gegevens hebben.
Uiteraard zijn we een digital-first douanepartner, dus ons papiergebruik neemt af naarmate we onze digitalisering blijven verbeteren. In sommige gebieden hebben we ook elektrische auto's geïntroduceerd om onze ecologische voetafdruk te verkleinen.
In België kregen we onlangs het Forward Goals for sustainable development - GOLD-logo. Dit betekent dat we meer dan 10 niet-gerelateerde duurzame projecten hebben uitgevoerd. Deze status is twee jaar geldig en ik weet zeker dat we deze status zullen behouden naarmate we ons verder ontwikkelen.
Wat vind je leuk aan het deel uitmaken van een Europawijd netwerk van douane-experts?
Het is goed om te zien hoe regeringen, landen en collega's reageren op nieuwe wetgeving. We hebben een maandelijkse bijeenkomst van alle compliance managers en andere collega's in heel Europa. Het geeft ons veel inzicht in hoe we hetzelfde op verschillende manieren kunnen benaderen en is ook een effectieve commissie om te brainstormen.
We hebben bijvoorbeeld de voorbereiding op CBAM kunnen bespreken met onze collega's in de hele EU en notities kunnen uitwisselen over wat werkt, welke problemen we hebben en hoe we verder moeten. Dat is van onschatbare waarde.
Wat is een procedurele verandering die u intern hebt doorgevoerd op basis van een gemeenschappelijk klantprobleem?
We hebben onze controles en nalevingsprocessen opgevoerd bij het aannemen van klanten die een fiscale vertegenwoordiging bij de douane in België willen. Om fiscale claims te voorkomen, werken we nauw samen met onze klanten om de nodige documentatie/bewijzen in orde te krijgen voor het geval de BTW-autoriteiten dit zouden eisen.
In verband hiermee wordt ook ons onboardingproces herzien en duidelijker gemaakt voor onze klanten. We proberen hierbij een win-win situatie te creëren: betere compliance clausules maar ook meer duidelijkheid over wat de klant kan verwachten van onze diensten.
Momenteel werken we samen met klanten om ervoor te zorgen dat zij de juiste kennis hebben van hun verplichtingen, hoe hun documenten er na de inklaring uit moeten zien en andere bijzonderheden die kunnen leiden tot een claim.
Wat doe je graag als je niet aan het werk bent en wat voor invloed heeft dat volgens jou op je werkvaardigheden?
Ik voetbal en fiets ook. Het is leuk, houdt me actief en vermindert mijn stress, waardoor ik op het werk meer ontspannen en gefocust ben.
Wat is het belangrijkste dat een klant zou moeten zoeken in een douanepartner?
Nauwkeurige informatie en goede communicatie als we het antwoord nog niet hebben. We zijn dienstverleners en werken samen met onze klanten, dus ze moeten erop kunnen vertrouwen dat we het antwoord hebben of zullen vinden.
Je werkt met een Europees netwerk. Als je een kantoorlocatie van Custom Support zou bezoeken, welk land zou je dan als eerste willen zien en waarom?
Ik heb gehoord dat Italië hele mooie kantoren heeft, dus daar zou ik wel eens willen gaan kijken. Misschien op de fiets.
